A troca do sistema ERP (Enterprise Resource Planning) é uma decisão estratégica para qualquer empresa. Essa transição pode trazer uma série de benefícios, como aumento da eficiência operacional, melhor integração entre departamentos e acesso a recursos mais avançados.

No entanto, é fundamental planejar e executar essa troca de forma cuidadosa e estruturada. Neste artigo, apresentaremos 10 dicas essenciais para ajudar sua empresa na hora da troca do sistema ERP.

1. Avalie os motivos da troca

Antes de iniciar a troca do sistema ERP, é importante identificar os motivos que levaram a essa decisão. Pode ser a falta de funcionalidades específicas, problemas de desempenho, falta de suporte adequado ou a necessidade de um sistema mais escalável. Compreender claramente os motivos da troca ajudará a direcionar a busca por um novo sistema que atenda às necessidades da empresa.

2. Defina os requisitos do novo sistema

Após identificar os motivos da troca, é necessário definir os requisitos do novo sistema ERP. Liste as funcionalidades essenciais, os processos que devem ser suportados e as necessidades específicas do seu negócio. Isso garantirá que o novo sistema atenda aos requisitos chave e seja capaz de impulsionar a eficiência operacional da empresa.

3. Faça uma pesquisa de mercado

Realize uma pesquisa de mercado para identificar os diferentes sistemas ERP disponíveis. Analise suas funcionalidades, recursos, custos e reputação dos fornecedores. Consulte empresas similares à sua e busque recomendações sobre os sistemas que elas utilizam. Essa pesquisa ajudará a reduzir as opções e selecionar os sistemas que melhor se encaixam nas necessidades da sua empresa.

4. Priorize a integração com outros sistemas

Verifique a capacidade de integração do novo sistema ERP com outros sistemas que sua empresa utiliza, como CRM, ou sistemas de contabilidade. Uma integração eficiente entre esses sistemas permitirá a troca de informações de forma automática e otimizará os processos internos.

5. Considere a escalabilidade do sistema

Ao escolher um novo sistema ERP, leve em conta a capacidade de escalabilidade. Sua empresa pode crescer e evoluir ao longo do tempo, portanto, o sistema escolhido deve ser capaz de acompanhar esse crescimento sem grandes complicações ou custos adicionais.

6. Avalie a usabilidade e a interface do sistema

Um sistema ERP deve ser intuitivo e de fácil utilização para os usuários. Verifique se a interface do sistema é amigável, se a navegação é simples e se a curva de aprendizado é baixa. Isso garantirá que os funcionários se adaptem rapidamente ao novo sistema e minimizará a necessidade de treinamento extensivo.

7. Considere o suporte e o treinamento oferecidos

Verifique o nível de suporte técnico oferecido pelo fornecedor do sistema ERP. É importante contar com um suporte eficiente que possa auxiliar em casos de problemas ou dúvidas. Além disso, certifique-se de que o fornecedor ofereça treinamentos adequados para a sua equipe, garantindo que todos compreendam o funcionamento do novo sistema.

8. Faça um plano de migração

Elabore um plano de migração detalhado, incluindo as etapas, prazos e responsáveis por cada atividade. O plano deve contemplar a migração dos dados do sistema antigo para o novo, a realização de testes e a capacitação dos usuários. Seguir um plano estruturado ajudará a evitar problemas durante a transição.

9. Realize testes antes da troca definitiva

Antes de efetuar a troca definitiva do sistema, realize testes exaustivos para garantir que tudo esteja funcionando corretamente. Verifique se as funcionalidades estão operando conforme o esperado, se os dados foram migrados corretamente e se não há incompatibilidades com outros sistemas.

10. Capacite os usuários

Por fim, não negligencie a importância de capacitar os usuários para a utilização do novo sistema ERP. Promova treinamentos internos, disponibilize materiais de apoio e esteja disponível para sanar dúvidas. Quanto melhor preparados estiverem os usuários, mais rapidamente eles se adaptarão ao novo sistema e aproveitarão todos os seus benefícios.

Cuidado para não ser enganado

Uma dica de ouro que deixamos para você é: tome cuidado com as letras pequenas!

Com mais de 23 anos de mercado, temos uma bagagem e conhecimento do mercado, e sabemos que diversas empresas de ERP tem valores cobrados posteriormente sem a devida informação.

Por exemplo, quando tem atualização legislativa, ou seja, quando sai uma lei nova e precisa implementar isso no sistema, alguns sistemas do mercado te obrigam pagar uma fortuna para ter essa lei no sistema. Então fique atento as informações ocultas.

Conclusão

A troca do sistema ERP é uma decisão estratégica que requer planejamento e cuidado. Ao seguir essas 10 dicas essenciais, sua empresa estará melhor preparada para realizar essa transição de forma eficiente e minimizar possíveis impactos negativos

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Autor: Bruno Branco