GTD - A arte de fazer acontecer

Sabe quando você pensa que faz "Várias Atividades ao Mesmo tempo"? Mas na verdade acaba percebendo que o que você tem na verdade é uma série de tarefas começadas mas nunca terminadas? Ou então possui uma lista de tarefas muito maior do que a sua capacidade diária de execução e acaba se sentindo continuamente frustrado com sua inabilidade de concluir suas metas?

Aposto que você se encaixou em algumas das questões acima, pois é, porém quem pensa que consegue fazer várias coisas ao mesmo tempo, está na verdade sendo 30% menos eficiente do que uma pessoa que se concentra em uma atividade de cada vez.

Foi com o intuito de resolver este problema de produtividade que David Allen propôs a metodologia "GTD - Getting Things Done", nome do livro escrito pelo mesmo, traduzido no Brasil como "A Arte de Fazer Acontecer". Uma estratégia para dar conta de várias tarefas e projetos na sua semana que antes pareciam impossíveis, aumentando a organização e a produtividade e de quebra reduzindo o stress.

A filosofia por trás do GTD se baseia na seguinte ideia: "Pensar APENAS no que é preciso pensar, e pensar na HORA CERTA". É preciso ter a mente limpa, e principalmente, não pensar no que NÃO pode ser resolvido naquele momento. É necessário parar de usar cabeça para guardar informações, compromissos, pendências.

Deixe esta função para aplicativos e outros controles. Nossa mente não está preparada para trabalhar com tanta informação. Use a mente apenas para EXECUTAR as ações e tarefas.

Para tornar esse plano possível, o GTD possui cinco passos fundamentais para lidar com as informações do dia-a-dia, sendo eles:

1. Coletar

2. Processar

3. Organizar

4. Planejar (ou Revisão)

5. Executar

Todos os primeiros 4 itens são apenas preparações para limpar sua mente e deixá-la focar no item realmente importante: a execução. Abaixo explico como colocar este plano em prática.

Nota: Vamos considerar usar listas para nosso controle de tarefas, seja em um caderno, seja no Excel ou em um bloco de notas, o importante é que você se familiarize com a criação de listas.

1. Coletar

A primeira etapa, a coleta é basicamente você anotar em algum lugar tudo o que você se lembra que precisa fazer.

Por exemplo, no meio de uma leitura de e-mail você se lembrou que precisa falar com sua esposa para marcar um almoço com familiares, você apenas ANOTA esta tarefa em um controle de coisas a fazer, sem tomar nenhuma ação no mesmo momento, apenas ANOTE e continue fazendo a sua tarefa quase sem qualquer interrupção.

Tenha seu bloco de notas sempre a mão para registrar o que for necessário. Você pode criar em seu bloco de notas ou aplicativo pessoal uma seção chamada "Caixa de Entrada". Nesta caixa você irá anotar tudo que precisa tomar conhecimento, for uma ideia, uma pendência, qualquer coisa que precisa de uma ação futura, eliminando assim a sua mente desta tarefa de memorização.

Nos próximos itens vamos ver como utilizar esta Caixa de Entrada.

2. Processar

Nesta etapa você irá avaliar os itens inseridos na Caixa de Entrada na fase Coletar. Você deve avaliar 1 item por vez. A primeira coisa a fazer com o item, é questionar:

Eu Preciso tomar uma ação sobre este item?

QUANDO A RESPOSTA É NÃO

Neste caso você só tem 3 coisas que pode fazer com este item:

--- LIXO

Quando a informação não tem mais utilidade, não precisa de atenção futura, apenas esqueça.

--- UM DIA/TALVEZ

Crie uma seção em seu bloco de notas chamada "Talvez um dia", e aquelas ideias que você definitivamente não irá por em prática agora, mas que podem ser efetuadas em um futuro não marcado, coloque nesta lista.

Revise esta lista de tempos em tempos (podes inserir isso em sua agenda).

--- ARQUIVO

É algo que você não precisa tomar ação, mas que acha melhor não apagar, como por exemplo um e-mail ou link. Você arquiva seu e-mail, para documentar apenas e não pensa mais no assunto.

QUANDO A RESPOSTA É SIM (Preciso tomar uma atitude)

Neste caso qual é a primeira ação a tomar?

--- DEFINA SE É UM ITEM DE AÇÃO ÚNICA OU É UM "PROJETO"

Um item de ação única, é um telefonema, um e-mail a responder, uma ação que pode ser feita imediatamente.

Se o item pode ser feito em até 2 MINUTOS -> Execute imediatamente. Se o item leva MAIS de 2 MINUTOS, ele tem que ser feito por você ou outra pessoa?

Se você delegar a outro, crie uma seção "Aguardando" para adicionar os itens que você delegou e precisa acompanhar de perto...Se o item é seu mesmo, dura mais de 2 minutos e é de uma ação única:

Se tem DATA ESPECÍFICA para acontecer, apenas agende em seu calendário e pronto. Se o item não tem uma data específica, adicione ele a seção de "PRÓXIMAS AÇÕES"

Esta seção é de tudo que você precisa de fato fazer, porém leva mais de 2 minutos mas não há como agendar uma data específica.

Um item que precisa de várias ações diferentes para acontecer, é um "Projeto", como por exemplo, planejar uma viagem, criar um documento, preparar uma palestra.

Crie uma seção em seu bloco de notas, chamada "Projetos", esta deve ter para cada "Projeto" uma séria de linhas de "Ações a tomar", onde a próxima ação a ser feita é o primeiro item da lista.

Feito este passo, agora você tem uma lista de projetos com ações delimitadas e uma lista de ações que devem ser feitas mas não fazem parte de um projeto. As demais coisas estão agendadas, excluídas ou arquivadas, e você não deve mais pensar nelas até seu momento chegar.

O Processamento deve ser feito de forma diária, limpando a sua caixa de entrada e organização suas tarefas a executar no futuro.

3. Organizar

Você pode dividir sua seção de Projetos em "Projetos Pessoais" e "Projetos do Trabalho" por exemplo.

Pode fazer o mesmo com a lista do "PRÓXIMAS AÇÕES" tendo as Próximas Ações Pessoais e as Próximas Ações do Trabalho.

Mas atenção: quanto menos listas melhor.

4. Planejar (ou Revisão)

Aqui você irá definir o que você vai fazer já na próxima semana, e o que ficará para novo planejamento depois.

A ideia é não planejar coisas demais, para não cair no erro de ter uma série de tarefas incompletas.

Planejando corretamente você pode cumprir o que foi planejado e assim ganhar motivação para as próximas tarefas.

O ideal é que Planejamento seja feito uma vez por semana, recomendado na Sexta-feira de manhã, visando organizar o que será feito na próxima semana. Para isso, você irá pegar os itens que estão nas suas listas e que você pretende fazer na próxima semana e inserir estes no seu calendário pessoal, no dia e hora em que pretende fazê-los.

Note que: desta forma, tudo o que você irá de fato realizar e não é imediato (abaixo 2 minutos) você irá primeiramente adicionar em seu calendário, desta forma você se concentra em fazer somente tarefas agendadas.

O CALENDARIO PASSA A SER A PRINCIPAL FERRAMENTA DO GTD.

Agora você passa toda a sua semana trabalhando em cima do que foi planejado no calendário. Uma vez ao dia você limpa sua caixa de entrada processando e organizando os itens pendentes.

Uma vez por semana você planeja o que será feito de fato na próxima semana e adiciona ao calendário. De resto você deve limpar sua mente para outros itens e se concentrar somente no calendário criado semanalmente.

Como fazer uma REVISÃO e PLANEJAMENTO impecáveis?

Recolha os papéis soltos

- Adicione itens que ainda estão na sua mente na Caixa de Entrada.

Processe a Caixa de Entrada

- Limpe sua Caixa de Entrada separando os itens de acordo com suas listas.

Revise as listas de AÇÃO

- Risque os itens que já foram concluídos com sucesso.

Revise a Agenda Passada

- Re-agende tarefas incompletas em novas datas.

Revise a agenda Futura

- Aloque os tempos das tarefas que deseja fazer na próxima semana.

Revise a agenda Aguardando

- Cobre o que está delegado, se houver.

Revise os Projetos

- Veja as próximas ações de cada projeto e verifique se pode encaixá-los na agenda da sua próxima semana.

Revise a lista do Talvez/Algum dia

- Ative ou descarte itens (se necessário)

Seja Criativo e Corajoso!

- Crie novos projetos e tarefas.

Dicas: não planeje tarefas demais para não se atropelar e se frustar, planeje no máximo 6 horas de um dia de 8 horas de trabalho, isto te dará folga para banheiro, reuniões inesperadas e pequenos descansos.

Perceba que é bom incluir itens de todas as listas em sua semana, de modo a manter todas as ideias em constante progresso e não cair no esquecimento, principalmente aqueles projetos que precisam de tempo para conclusão.

5. Executar

Agora que está tudo planejado, como agir?

Simples, se baseie somente em seu calendário. Veja quais as próximas ações do mesmo e siga em frente!

Lembre-se: o calendário é flexível, você não irá fazer uma tarefa exatamente as 10:00 -- isso irá variar para menos ou para mais, mas tudo bem! O importante é você saber o que está no seu plano diário.

Dica: Haverão tarefas urgentes e outras que atrasam, por isso você deve deixar 2 horas de folga para estes itens.

Conforme sua experiência for subindo, os horários que você precisa deixar de folga ou alocados irá variar, desta forma você pode ir ajustando seu planejamento semanal para ser mais assertivo nas horas e tarefas de modo a conseguir cumprir 100% com o que é planejado.

Uma ferramenta que pode facilitar a organização destes itens é o Trello, criei um quadro público com uma configuração simplificada dos quadros para o GTD:

https://trello.com/b/LcztL2zm/método-gtd

Fique a vontade para Copiar o quadro e usar/alterar conforme as suas necessidades.

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Autor: William Soares