O que custa ter dois sistemas que não conversam entre si
ERP para financeiro, planilha para produção, outro sistema para logística
Muitas indústrias e distribuidoras de médio porte chegam a um ponto em que a operação funciona com três, quatro ou cinco sistemas paralelos. Um sistema controla o financeiro. As planilhas controlam a produção. Um software específico gerencia a logística. E outro conjunto de planilhas consolida tudo para o fechamento mensal.
Cada sistema ou planilha foi adotado para resolver um problema pontual. Naquele momento, fez sentido. Com o tempo, a empresa cresceu, o volume de dados aumentou e o que era uma solução de emergência virou o processo principal. O problema é que esses sistemas não foram feitos para conversar entre si.
O custo de operar com sistemas desintegrados raramente aparece em uma linha do relatório. Ele está diluído em horas de retrabalho, em erros de conciliação, em decisões tomadas com dados desatualizados e em problemas que só aparecem no fechamento do mês.
Quanto custa o retrabalho de relançamento?
Quando dois sistemas não se integram, o dado precisa ser lançado duas vezes. Um pedido de venda confirmado no CRM precisa ser relançado no ERP financeiro. Uma nota fiscal de entrada lançada no sistema logístico precisa ser replicada no sistema contábil. Uma requisição de material aberta na planilha de produção precisa ser comunicada manualmente para o almoxarifado e para o comprador.
Em uma distribuidora com 150 pedidos por dia, quantas horas de trabalho são gastas apenas relançando informação de um sistema para outro? Uma equipe de quatro pessoas dedicando 2 horas por dia a essa atividade representa 160 horas por mês de trabalho que não gera valor nenhum.
Com custo médio de R$ 30 por hora de trabalho administrativo, esse retrabalho custa R$ 4.800 por mês, ou R$ 57.600 por ano. Só em horas de relançamento. Sem contar os erros que esse relançamento introduz.
Erros de conciliação: o problema que só aparece no fechamento
Quando o mesmo dado existe em dois sistemas, os dois sistemas vão divergir. É inevitável. Um lançamento foi feito em um e esquecido no outro. Um ajuste foi aplicado em um sem replicar no outro. Uma devolução entrou em um sistema fora do período contábil do outro.
Essas divergências se acumulam silenciosamente durante o mês. Aparecem no fechamento, quando o financeiro tenta conciliar o que o sistema de logística diz com o que o sistema financeiro diz. A conciliação pode levar dias. E no final, nem sempre é possível identificar a causa raiz de cada divergência: o erro pode ter sido de lançamento, de período ou de interpretação de um dos sistemas.
O DRE gerado nesse processo tem qualidade questionável. Decisões tomadas com base nele têm qualidade correspondente. Para entender como o DRE deve funcionar em uma operação integrada, veja nosso artigo sobre o demonstrativo de resultado industrial.
Bruno Branco
Decisão tomada com dado desatualizado: o custo que não aparece
O gestor de compras precisa decidir se aumenta o pedido de um insumo crítico. Ele consulta o sistema de estoque, que foi atualizado às 17h de ontem. Não sabe que esta manhã houve uma saída emergencial de 300 unidades para atender um pedido urgente, registrada na planilha de produção mas ainda não replicada no sistema de estoque.
A decisão é tomada com base em dado que não reflete a realidade. O pedido de compra é menor do que deveria. Em três dias, a linha para por falta de insumo.
Esse tipo de erro acontece todos os dias em operações com sistemas desintegrados. O gestor não está errado: ele usou o melhor dado disponível. O problema é que o melhor dado disponível estava errado.
Para entender como o controle de estoque integrado evita esse tipo de problema, veja nosso guia de controle de estoque.
O custo de três sistemas em números
Para dimensionar o custo total, considere uma distribuidora com R$ 20 milhões de faturamento anual que opera com ERP financeiro, planilha de estoque e sistema de logística separados:
- Retrabalho de relançamento: 3 pessoas, 2 horas/dia, R$ 57.600/ano
- Horas de conciliação de fechamento: 40 horas mensais do time financeiro, R$ 14.400/ano
- Erros de decisão por dado desatualizado: estimativa conservadora de 2 rupturas de estoque por mês, cada uma custando R$ 5.000 em frete emergencial e desconto de compensação: R$ 120.000/ano
- Licenças de três sistemas: média de R$ 30.000/ano em mensalidades combinadas
Total estimado: R$ 222.000 por ano em custos diretos visíveis. Sem contar o custo de decisões estratégicas tomadas com dados inconsistentes.
Esse número precisa ser comparado com o custo de um ERP integrado que cobre financeiro, estoque, produção e logística em um único sistema. Na maioria dos casos, a troca se paga em menos de 12 meses apenas com os custos diretos.
Por que a integração resolve pela raiz?
Um ERP integrado não é a soma de três sistemas. É um único sistema onde o dado é criado uma vez e disponível para todas as áreas imediatamente.
Quando o pedido de venda entra, o estoque disponível já é reservado automaticamente. Quando a nota fiscal de entrada é processada, o estoque é atualizado e o financeiro registra o compromisso de pagamento simultaneamente. Quando a requisição de produção é aberta, o almoxarifado recebe e o comprador é alertado se o estoque não é suficiente.
Não há relançamento. Não há conciliação manual. Não há decisão baseada em dado de ontem: o dado é de agora.
Para entender as vantagens que um ERP integrado entrega além da redução de retrabalho, veja nosso artigo sobre as vantagens do ERP.
E sobre como o capital de giro é impactado pela integração, veja nosso artigo sobre capital de giro.
O que muda no fechamento mensal com a integração?
O fechamento mensal é onde o custo dos sistemas desintegrados aparece com mais clareza. Quando o financeiro precisa conciliar três fontes de dados para montar o DRE, o processo que deveria levar dois dias úteis se arrasta por uma semana. E a qualidade do resultado ainda é questionável.
Com um ERP integrado, o fechamento mensal é o processo de conferir, não de montar. O DRE já está gerado pelo sistema com base nos lançamentos do mês. O contador confere os critérios de classificação, verifica os lançamentos extraordinários e fecha. Em operações bem parametrizadas, o fechamento gerencial pode ser feito no segundo dia útil do mês seguinte.
Essa diferença não é cosmética. Fechamento mais rápido significa que o gestor tem o resultado do mês antes de tomar decisões relevantes para o mês seguinte. Em vez de tomar decisão de abril com base no resultado de fevereiro, ele toma decisão de abril com o resultado de março em mãos.
Para entender como o DRE deve funcionar em uma operação industrial integrada, veja nosso artigo sobre o demonstrativo de resultado na indústria.
Como avaliar se chegou a hora de integrar?
Quatro sinais claros de que os sistemas desintegrados estão custando mais do que parecem:
- O fechamento mensal demora mais de 5 dias úteis por causa de conciliações
- Há uma equipe dedicada a atualizar planilhas com dados de outros sistemas
- O gestor não confia no saldo de estoque do sistema sem verificar manualmente
- Pedidos entregam fora do prazo porque a produção não sabia que o pedido existia até o dia anterior
Além desses sinais operacionais, há um indicador financeiro que revela o problema de forma clara: o tempo que o time financeiro gasta no fechamento mensal. Em operações com sistemas desintegrados, é comum o financeiro dedicar de 5 a 10 dias úteis para conciliar fontes diferentes e produzir o DRE. Em operações integradas, o fechamento gerencial fica pronto em 2 dias úteis.
Essa diferença de 3 a 8 dias tem dois custos diretos. Primeiro, o custo do tempo de trabalho dedicado à conciliação manual, que pode chegar a 60 horas por mês de um analista sênior. Segundo, e mais relevante, o custo das decisões tomadas com dado atrasado: o gestor de abril usando resultado de fevereiro para decidir.
Uma distribuidora de médio porte que migrou de três sistemas desconectados para um ERP integrado reduziu o fechamento de 8 dias para 2 dias úteis. O analista financeiro que antes dedicava 60% do tempo à conciliação manual passou a dedicar 70% à análise e à gestão. O cargo não mudou: o que ele faz com o tempo mudou completamente.
Se dois ou mais desses sinais existem na sua operação, o custo dos sistemas desintegrados já está acontecendo. A pergunta não é se vale a pena integrar: é quanto tempo ainda vai demorar para tomar a decisão. Cada mês adicional com sistemas desintegrados gera custo que não aparece no relatório, mas corrói o resultado de forma silenciosa e progressiva.
A MBM Solutions tem 25 anos ajudando indústrias e distribuidoras de médio porte a sair do modelo de sistemas paralelos para um ERP integrado. O processo de migração é estruturado para não parar a operação. Fale com a MBM, calcule quanto os seus sistemas desintegrados estão custando hoje e descubra como integrar sem parar a operação.