Como uma distribuidora atende 30% mais pedidos com a mesma equipe
Crescer sem contratar não é milagre: é processo
Em 2024, uma distribuidora de materiais de construção com 85 funcionários e R$ 28 milhões de faturamento anual começou a perder pedidos. Não por falta de demanda. Por falta de capacidade de atender: a separação de pedidos atrasava, os erros de expedição aumentavam e o time de atendimento passava mais tempo resolvendo problemas do que processando novos pedidos.
A solução que a gestão considerou inicialmente foi contratar. Mais separadores no armazém, mais pessoas no atendimento. A conta não fechava: o custo de novas contratações reduziria a margem já pressionada.
A MBM mapeou a operação e identificou três mudanças de processo, todas suportadas pelo ERP, que permitiram à distribuidora crescer 30% no volume de pedidos nos doze meses seguintes sem nenhuma contratação adicional. Este artigo descreve o que foi feito em cada uma.
Mudança 1: endereçamento de estoque com picking guiado
O armazém tinha 4.200 SKUs distribuídos em prateleiras organizadas por fornecedor, não por giro de saída. Produtos de altíssimo giro estavam no fundo do galpão. Produtos de baixo giro estavam na entrada. O separador percorria o armazém inteiro para montar um pedido típico.
O mapeamento revelou que o tempo médio de separação por pedido era 23 minutos. Em um dia com 80 pedidos, a equipe de separação estava dedicada por mais de 30 horas cumulativas só em deslocamento dentro do armazém.
A primeira mudança foi reendereçar o estoque pela curva ABC. Os 150 SKUs de maior giro (que representavam 78% do volume de saída) foram realocados para a zona de separação mais próxima da expedição. O corredor principal ficou com esses produtos. Os SKUs de menor giro foram movidos para as zonas mais afastadas.
A segunda mudança foi implementar o picking guiado pelo sistema. Em vez de receber o pedido em papel e traçar a rota mentalmente, o separador passou a seguir a rota otimizada gerada pelo ERP, que considera o endereço de cada item no armazém e organiza a sequência de coleta pelo caminho mais curto.
Resultado em 45 dias: o tempo médio de separação caiu de 23 para 14 minutos por pedido. A mesma equipe passou a conseguir atender 60% mais pedidos por turno. Para entender como o endereçamento de estoque funciona em detalhe, veja nosso artigo sobre endereçamento de estoque.
MBM Solutions
E sobre como o picking wave e zone picking organizam a separação por zonas, veja este artigo sobre métodos de picking.
MBM Solutions
Mudança 2: integração pedido-expedição eliminando o relançamento
Antes da mudança, o processo de pedido tinha uma quebra no meio: o pedido era registrado no sistema comercial, mas a expedição trabalhava com uma planilha paralela, atualizada manualmente pelo atendimento toda manhã. Pedidos feitos depois das 9h não apareciam na planilha da expedição até o dia seguinte.
Essa quebra gerava dois problemas. Primeiro, pedidos urgentes precisavam de comunicação manual entre o atendimento e a expedição, por telefone ou e-mail. Segundo, o atendimento não sabia quando o pedido tinha saído: precisava ligar para a expedição para informar o cliente sobre o status.
A integração entre o módulo de pedidos e o módulo de expedição do ERP eliminou a planilha paralela. Quando o pedido é confirmado no sistema, ele aparece automaticamente na fila de expedição, ordenado por prazo de entrega. A expedição prioriza pela fila do sistema, não por e-mail ou ligação.
Quando o pedido é separado e expedido, o sistema atualiza o status automaticamente e o atendimento pode informar o cliente sem precisar ligar para a expedição. A nota fiscal é emitida diretamente pela expedição no ato da saída, sem relançamento de dados.
Resultado: o tempo médio de processamento de um pedido desde a confirmação até a emissão da nota caiu de 4,2 horas para 1,8 hora. O atendimento deixou de gastar 35% do tempo respondendo consultas internas sobre status de pedido.
Mudança 3: visibilidade de estoque disponível para o comercial
O terceiro problema era o mais custoso em termos de retrabalho: o time comercial confirmava pedidos sem saber o estoque real disponível. Em média, 18% dos pedidos confirmados tinham pelo menos um item fora de estoque ou com quantidade insuficiente. Isso gerava:
- Contato posterior com o cliente para renegociar prazo ou quantidade
- Fracionamento do pedido em múltiplas entregas
- Cancelamento parcial de pedidos com impacto no faturamento
- Horas do atendimento gerenciando exceções em vez de processar novos pedidos
A mudança foi expor o estoque disponível para venda (saldo físico menos pedidos já confirmados e não expedidos) diretamente na tela do comercial, em tempo real. Quando o vendedor está montando o pedido, o sistema mostra a disponibilidade real de cada item e, quando o item não está disponível, mostra a previsão de chegada do próximo lote.
O comercial passou a confirmar apenas o que pode entregar. Os pedidos com itens faltantes caíram de 18% para 3% do total. O retrabalho de renegociação caiu proporcionalmente.
Para entender como o controle de estoque disponível funciona na prática, veja nosso guia de controle de estoque.
O resultado consolidado nos 12 meses seguintes
As três mudanças foram implementadas entre março e junho de 2024. Nos doze meses seguintes, a distribuidora atingiu os seguintes resultados:
- Volume de pedidos atendidos: crescimento de 31% sem nenhuma contratação adicional na operação
- Erros de expedição: queda de 67% (de 8,2 erros por 100 pedidos para 2,7)
- Tempo médio de processamento de pedido: redução de 4,2 horas para 1,8 hora
- Pedidos com itens faltantes na confirmação: queda de 18% para 3%
- Custo de frete emergencial: queda de 44%
O faturamento cresceu 27% no período, acompanhando o crescimento de volume. A margem melhorou porque o custo operacional por pedido caiu, os erros de expedição (que geravam créditos e reentregas) diminuíram e o frete emergencial reduziu.
A empresa contratou dois colaboradores no período: um para o time comercial (crescimento de carteira) e um para o financeiro (volume de contas). Nenhuma contratação na operação logística, que cresceu 30% em volume com a mesma equipe.
O que esse case mostra sobre escalabilidade operacional?
O crescimento de 30% com a mesma equipe não aconteceu porque as pessoas trabalharam mais. Aconteceu porque o processo foi reorganizado para eliminar trabalho sem valor: deslocamento excessivo no armazém, relançamento de dado entre sistemas, consultas internas sobre status de pedido.
Em uma operação onde uma pessoa passa 2 horas por dia fazendo algo que o sistema poderia fazer automaticamente, ela tem 2 horas a mais para processar pedidos, atender clientes ou resolver problemas reais. Multiplicado por 10 ou 20 pessoas, o ganho de capacidade é significativo sem nenhum custo adicional de pessoal.
A pergunta que vale fazer para qualquer distribuidora que sente o crescimento travando: qual parte do trabalho da equipe hoje é trabalho que o sistema deveria estar fazendo?
O que muda para o gestor quando a produtividade aumenta sem contratar?
Quando a operação absorve mais volume com a mesma equipe, o gestor ganha algo além de resultado financeiro: ganha tempo. Tempo que antes era consumido em reuniões de alinhamento, ligações para checar status e resolução de urgências passa a ser investido em análise e em planejamento.
Uma distribuidora que atende 30% mais pedidos sem contratar não é apenas mais produtiva. É uma operação mais previsível: os processos estão no sistema, não na cabeça de quem está de plantão. Quando alguém falta, a operação continua. Quando o volume dobra na Black Friday, a equipe sabe o que fazer porque o processo está documentado no sistema, não em memória.
Essa previsibilidade tem valor estratégico. Ela permite ao gestor comprometer prazo com clientes maiores, abrir novos canais de venda e crescer sem o medo de que o próximo aumento de volume vai travar a operação.
E sobre como o capital de giro é impactado pelo ganho de eficiência, veja este artigo sobre capital de giro.
MBM Solutions
A MBM e a produtividade de distribuidoras
A MBM Solutions tem 25 anos trabalhando com distribuidoras de médio porte. O ERP da MBM foi construído para o ambiente de distribuição: mix amplo, alto volume de pedidos, gestão de estoque por localização e integração comercial-expedição como processo central.
Crescer em demanda sem crescer em custo fixo é o objetivo de toda distribuidora. Mas isso só é viável quando os processos estão no sistema, não nas pessoas. Quando o processo está no sistema, qualquer pessoa treinada consegue executar. O conhecimento pertence à empresa, não ao colaborador que está de plantão.
Se a sua distribuidora está crescendo em demanda mas a operação não acompanha, fale com a MBM. Mapeamos o processo atual, identificamos onde o gargalo está e mostramos o que muda com o ERP antes de qualquer decisão de investimento.