Reforma Tributária e as novas penalidades relacionadas a Documentos Fiscais

A Reforma Tributária, regulamentada pela Lei Complementar nº 214 e complementada pela Lei Complementar nº 227, já começa a produzir efeitos práticos na rotina das empresas, especialmente na gestão dos Documentos Fiscais Eletrônicos (DF-e).

Durante o período de transição para o novo modelo de tributação sobre o consumo (IBS e CBS), o documento fiscal passa a ocupar posição ainda mais estratégica. Ele não serve apenas para formalizar a operação, mas também para:

• Determinar o momento do fato gerador;
• Definir a base de cálculo dos tributos;
• Permitir o aproveitamento de créditos ao longo da cadeia;
• Garantir a rastreabilidade das operações em ambiente totalmente digital.

Isso significa que erros na emissão, cancelamento ou escrituração podem gerar impactos tributários relevantes tanto para o emitente quanto para seus parceiros comerciais.

Cancelamento de documentos exige maior rigor

O cancelamento de notas fiscais deixa de ser apenas uma rotina operacional e passa a demandar análise técnica e cuidado redobrado.

Com a nova legislação, o cancelamento realizado:

• Após a ocorrência do fato gerador;
• Fora do prazo legal;
• Sem respaldo documental ou contratual;

Pode resultar em penalidades significativas.

Em cadeias econômicas com múltiplos envolvidos (emitente, cliente e fornecedor), um cancelamento indevido pode afetar diretamente o direito ao crédito do adquirente, gerando reflexos financeiros e até disputas contratuais.

Principais penalidades previstas

As multas variam conforme a infração e podem ser calculadas sobre o valor do tributo de referência ou sobre o valor do crédito indevidamente apropriado.

Entre as principais hipóteses:

66% do valor do tributo

• Cancelamento de documento fiscal ou de informação eletrônica após a ocorrência do fato gerador;
• Apropriação indevida de crédito ou ausência de estorno quando exigido por lei.

33% do valor do tributo

• Cancelamento de documento fiscal após o prazo previsto na legislação.

100% do valor do tributo

• Não emissão de documento fiscal relativo à aquisição de bens ou serviços quando obrigatória.

Além disso:

• Pode haver agravamento de 50% em caso de reincidência específica;
• As penalidades podem ser cumulativas quando houver descumprimento simultâneo de obrigação principal (tributo) e acessória (documentação);
• Pode ocorrer glosa de créditos e autuações fiscais adicionais.

Inutilização de número de documento fiscal

A não comunicação, ou a comunicação fora do prazo, da inutilização de número de documento fiscal gera multa de 1 (uma) UPF por número.

Foi instituída a Unidade Padrão Fiscal dos Tributos sobre Bens e Serviços (UPF), fixada inicialmente em R$ 200,00, com atualização anual, que poderá ser utilizada como referência para determinadas multas.

Isso significa que, se houver a inutilização de uma quantidade expressiva de números sem a devida comunicação ao Fisco, o valor da penalidade pode se tornar significativa, impactando diretamente o caixa da empresa.

Por isso, é fundamental que as empresas acompanhem corretamente a sequência de seus documentos fiscais e realizem a inutilização dentro do prazo previsto na legislação.

Autorregularização durante 2026

Apesar do rigor das penalidades, a legislação prevê um mecanismo semelhante à autorregularização ao longo de 2026 para determinadas infrações formais.

Caso seja lavrado auto de infração relacionado a obrigação acessória, o contribuinte poderá ser intimado a regularizar a inconsistência no prazo de 60 dias. Se a correção ocorrer integralmente dentro desse período, a penalidade poderá ser extinta.

Esse mecanismo confere caráter pedagógico à fase inicial de implementação do novo sistema, mas não elimina a necessidade de prevenção e controle interno.

2026 será ano-chave para adaptação

O período de transição deve ser encarado como uma oportunidade estratégica para:

• Revisão dos processos de emissão e cancelamento de documentos fiscais;
• Ajuste de parametrizações fiscais nos sistemas;
• Treinamento das equipes envolvidas;
• Revisão de cláusulas contratuais relacionadas a cancelamentos e créditos;
• Monitoramento constante das normas complementares.

O novo ambiente tributário será mais padronizado, digital e intensamente fiscalizado, com cruzamento automatizado de dados.

Conclusão

As novas penalidades demonstram que a tendência é de maior rigor na fiscalização das operações e dos documentos fiscais.

Multas que podem chegar a 100% do tributo envolvido reforçam a importância de uma atuação preventiva.

Revisar processos, fortalecer a governança tributária e contar com acompanhamento técnico especializado são medidas fundamentais para mitigar riscos e evitar impactos financeiros relevantes.

A Reforma Tributária já está em movimento e estar preparado fará toda a diferença.