Como salvar a empresa com a previsão orçamentária

A elaboração de um orçamento empresarial é um dos processos mais importantes para apoiar a gestão de um negócio, mesmo considerando alguns riscos e problemas apontados como decorrentes de sua utilização.

O seu papel vai desde suportar o processo de planejamento, redução no risco em decisões de investimento, alocação eficiente de recursos financeiros limitados, controle de gastos, identificação de desvios a serem corrigidos e diversos outros pontos.

Orçamento empresarial pontos importantes

Compreender a contabilidade da empresa

A contabilidade papéis fundamentais para o processo orçamentário empresarial, é a principal fonte de informações para controle e fornecer a lógica financeira para a modelagem.

É fundamental que o responsável tenha amplo conhecimento sobre os detalhes do processo contábil da empresa, pois dele devem ser derivadas regras gerenciais que reflitam de maneira satisfatória as movimentações financeiras.

Deve-se observar que as regras orçamentárias não devem ser construídas através de lançamentos contábeis, pois trata-se contabilidade gerencial, a qual utiliza movimentações de saldos

Definição adequada dos objetivos e metas da organização

Para iniciar a elaboração do orçamento empresarial, deve-se definir primeiramente a estratégia de longo prazo, a qual deve ser baseada na compreensão sobre o que se espera atingir nos próximos anos, na imagem a ser gerada no mercado e no entendimento sobre quais os seus planos de maneira geral, tais como, atuação em outros mercados e desenvolvimentos de novos produtos.

Um objetivo orçamentário deve ser claro e definido a ponto de permitir que os gestores responsáveis, quando o receberem, saibam exatamente o que se espera de sua atuação e possam elaborar planos que permitam a sua execução.

A definição de objetivos inadequados, ou vagos, pode fazer com que todo o planejamento orçamentário direcione o esforço da empresa para caminhos distintos daqueles que se espera para a organização.

Analisar o fator limitante orçamentário da empresa

Ao iniciar a análise do modelo orçamentário a ser construído, o gestor responsável deve procurar identificar a etapa que impediria a empresa de aumentar a sua atividade, sendo assim, o limitador do negócio.

O fator limitante deve ser a referência para o início das projeções. O orçamento pode iniciar exclusivamente pela etapa do processo que limita o negócio ou gerar processos cíclicos de projeção e validação entre as áreas que com ele se relacionam.

O alinhamento entre os gestores é muito importante, pois, não são raras as vezes em que se percebe que os entendimentos de cada um são conflitantes, impedindo a criação de qualquer planejamento coordenado.

Para evitar essa situação, a estratégia deve ser adequadamente desdobrada para que as áreas conheçam suas metas e elaborem seus planos.

Quando se analisa o processo de planejamento empresarial sobre a perspectiva de risco, percebe-se que a criação de estruturas que permitam a realização de análises de cenários e identificação de fatores que possam impactar os resultados são aspectos relevantes na gestão orçamentária, podendo ser utilizado o orçamento do planejamento estratégico em conjunto com simulações para apoiar a tomada de decisão.

Apesar de existirem particularidades em cada negócio, as etapas básicas e gerais para a elaboração de um orçamento empresarial são:

Orçamento de Receita: nesta etapa estão consideradas, além das projeções de receita, também os seus tributos derivados, tais como, ISS, ICMS, PIS, COFINS, entre outros. Também é importante não confundir o conceito de receita com venda ou recebimento, pois podem ser distintos os seus instantes de ocorrência. Nos casos em que a receita é reconhecida em momento diferente da venda, deve-se compreender a metodologia de apropriação para desenvolver regras de projeção adequadas;

Orçamento de Custos: deve-se observar que a projeção de custos é composta por diversas etapas que necessitam ser orçadas, as quais podem variar dependendo do segmento de atuação da empresa (industrial, serviços ou varejo);

Orçamento de Despesas: nesta fase, também conhecida como orçamento de Opex, são projetadas as despesas administrativas, comerciais e gerais, sendo importante a possibilidade de identificação como fixas e variáveis;

Orçamento de Investimentos de Capital: uma das saídas desta projeção, também é conhecida como orçamento de Capex, é a depreciação, a qual deve ser considerada na DRE Orçada como despesa ou custo. Esta última classificação, no caso de empresas industriais, irá compor o valor orçado de produção e somente será levado a resultado mediante a baixa do estoque de produtos acabados em consequência da projeção de venda.

Demonstração de Resultado do Exercício Orçada: nesta etapa são apurados os tributos sobre o lucro. Um ponto importante nesta fase é que a projeção de captações ou aplicações de recursos pode alterar o lucro orçado da empresa devido ao resultado financeiro projetado e à previsão de recolhimento dos tributos sobre o lucro.

Esta situação pode gerar um processo cíclico ente a DRE e o Fluxo de Caixa, requerendo atenção na lógica para não causar uma referência circular entre os relatórios orçados. Ainda com relação à projeção de recolhimento de tributos sobre o lucro, deve-se observar o regime tributário adotado pela empresa para que as regras sejam elaboradas de maneira adequada;

Fluxo de Caixa Orçado: Além do resultado orçado, é fundamental que a atuação da empresa seja analisada também sobre a perspectiva do fluxo de caixa. Esta análise conjunta se torna relevante, pois, enquanto o resultado do fluxo de caixa orçado pode indicar uma tendência de situação crítica ou mesmo de insolvência, na demonstração de resultado orçada pode-se identificar necessidades de alterações no negócio para evitar prejuízos.

Esta diferença nas informações decorre dos regimes de caixa e competência. A estrutura do fluxo de caixa orçado pode ser elaborada tanto pelo método direto quanto indireto, sendo aconselhável a elaboração de ambos devido a complementariedade das informações fornecidas.

Com relação à sua estrutura, é importante que seja segregado em três grupos (Atividades Operacionais, de Investimento e de Financiamento);

Balanço Patrimonial Orçado: Este é um relatório muito importante para o planejamento financeiro empresarial, pois, através de suas projeções pode-se avaliar as consequências da estratégia adotada pela empresa em relação a sua liquidez, necessidade de capital de giro e endividamento, além de possibilitar diversas outras análises que podem ser feitas a partir das projeções.

A elaboração do Balanço Patrimonial orçado depende de todas as etapas do orçamento empresarial, sendo este o motivo de ser considerada uma das estimativas mais complexas do processo orçamentário.

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Autor: Alexandre Barboza